Outsourcing de Impressão como solução para otimizar trabalho

O outsourcing de impressão não se resume apenas na locação e instalação de copiadoras, impressoras e multifuncionais, por um determinado valor mensal. Dentre os objetivos do outsourcing está a inserção dos equipamentos corretos e o gerenciamento de impressões com o objetivo de controlar e reduzir gastos excessivos do seu ambiente de trabalho.

A implantação do outsourcing de impressão ainda é foco apenas de grandes organizações, especialmente aquelas com grande número de impressão, mas esse é o foco que pretendemos desviar. O controle de impressão deve ser incorporado especialmente pelas pequenas e médias empresas. Muitas ainda não puderam adquirir esse serviço por falta de informações sobre o seu funcionamento e suas implicações, mas antes vamos dar prioridade nos benefícios que o outsourcing de impressão proporciona em diversos setores da organização, seja no financeiro, na gerência, no administrativo e no operacional e tecnológico.

Na área financeira, com outsourcing de impressão, a redução das despesas é proeminente. Pois ocorre a diminuição dos gastos com impressão e cópias, eliminação do estoque e logística consumível e a atualização tecnológica sem investimento. Já na parte operacional e tecnológica, o outsourcing promove o gerenciamento dos equipamentos em rede, através do sistema de outsourcing de impressão, aprimorando o ambiente de trabalho e a pró-atividade de atendimento aos usuários. Esses recursos geram o aumento da produtividade.


As vantagens gerenciais e administrativas pelo outsourcing de impressão se dão pelo alto grau de escalabilidade, rastreabilidade de utilização com a bilhetagem por centro de custos e a nova cultura de trabalho inserida na área, evitando perdas e desperdícios.

Definindo rapidamente o outsourcing de impressão, é a locação de equipamentos como impressoras, copiadoras e multifuncionais que dispõe de vantagens como o custo zero para atualização de software, manutenção das máquinas e suporte técnico qualificado oferecido no próprio local e também via telefone, que só são possíveis ao aderir à esse serviço.

Ainda abordando a economia gerada pelo outsourcing, esclareceremos como é calculado o preço da locação e da impressão. Essa conta é baseada na utilização de cartuchos mensalmente, mais o investimento inicial de um equipamento. O cliente com alto grau de impressão não gastará a mais por utilizar uma impressora alugada ou mesmo o cartucho.

O outsourcing implica também no melhor gerenciamento de equipamentos, suprimentos, impressão e a redução de custos, que são marcas registradas e comprovadas na locação de equipamentos. Padronizamos o setor e melhoramos a qualidade e eficiência, sem desconsiderar o meio ambiente. Com a organização da impressão, o aumento na segurança do material impresso, a diminuição no tempo de trabalho, o controle de gasto é uma consequência.

A sustentabilidade se tornou palavra-chave no setor de outsourcing, especialmente quando o assunto é terceirização de impressão. O ajuste automático frente-verso é um dos meios que recorremos para a diminuição no gasto de papel. Que chega a pelo menos 20% nas empresas que adotam essas práticas. A utilização correta dos aparelhos, eliminando muitos equipamentos que são usados desnecessariamente, ocasiona a economia de eletricidade, implicando na redução de custos e agindo diretamente nos processos sustentáveis que são vitais para o meio ambiente. Essas otimizações podem ser facilmente percebidas ao se contratar esse serviço.


Esperamos, agora, sanar todas as possíveis dúvidas e mostrar como esse projeto trará imensuráveis benefícios a sua companhia. Começaremos, então, com as quatro etapas básicas da contração:


I - Levantamento da Situação

A MMA Informática realiza um estudo e, a partir daí, o mapeamento completo do parque de impressão e cópias da empresa, para desenvolver as soluções baseadas em suas necessidades.

Com esse minucioso levantamento de dados quantitativos de insumos, máquinas e usuários, criamos uma estratégia personalizada para aperfeiçoar a estrutura. Assim, estabelece-se, não só, a padronização e racionalização do processo, mas também a previsão de despesas.


II – Projeto de Outsourcing

Nesse processo construímos a infraestrutura tecnológica com a implantação de novos modelos de softwares, ou até mesmo com a atualização dos sistemas já atualizados. E inserimos os equipamentos e suprimentos mais adequados para as premências da empresa. Além de determinar a melhor maneira de controle (por departamento, divisão, usuários, clientes, entre outros) de acordo com sua preferência.


III – Implantação do Sistema de Outsourcing

A infraestrutura tecnológica (mencionada no tópico anterior) é instalada para promover a redução do volume de documentos impressos, eliminar processos de compras, custos de manutenção, software, estoque e logística de hardware. Focando sempre nas melhores soluções para cada empresa em particular.


IV – Consultoria e Gerenciamento

Após as instalações e necessárias adequações, monitoramos, em tempo real, todo parque de impressoras e copiadoras. Detectamos todo o conteúdo das impressões, como, origem, quantidade e custos por página, com a emissão de relatórios por tipo de impressora, departamento, usuários, divisão, atividades ou clientes. Desse modo, o funcionamento da rede dos equipamentos fica transparente ao usuário.